Other International Notices
Columbia Privacy Notice – English
Supplemental Information For Colombia
If you are located in Colombia or your personal data is processed in Colombia, this section applies in addition to our general Privacy Notice. We process personal data in accordance with Law 1581 of 2012, Decree 1377 of 2013, and other applicable regulations issued by the Superintendence of Industry and Commerce.
1. Data Controller Identification
For purposes of Colombian data protection law, the Data Controller responsible for your personal data is:
U.S. CARIS MPI, Inc., d/b/a Caris Life Sciences
750 W John Carpenter Fwy, Suite 800, Irving, TX
privacy@carisls.com
If applicable, we may also designate a local or regional representative in Colombia to facilitate the exercise of your rights.
2. Legal Basis for Processing
Under Colombian law, the processing of personal data is generally subject to the prior, express and informed authorization of the data subject. Processing without authorization is only permitted in specific cases established by law, such as public information, legal requirements expressly provided by statute, or emergencies involving health or safety, according to Article 10 of Law 1581 of 2012
For sensitive personal data, including health, genetic, biometric, or clinical information, processing is generally prohibited unless:
- You have provided explicit authorization, or
- A legal exception applies under Colombian law
3. Sensitive Data Notice
We may process sensitive personal data, including:
- Health and medical records
- Genetic data
- Pathology and diagnostic results
- Biological samples and molecular data
- Treatment history and clinical outcomes
In accordance with Colombian law, you are not obligated to provide sensitive personal data. Refusal to provide such data will not result in any adverse consequences, except where such data is strictly necessary to provide the requested services.
Where required, we will obtain separate, explicit authorization for the processing of sensitive data, and we will apply enhanced security and confidentiality measures.
4. Purpose of Processing
We process personal data for the following purposes:
- Medical and diagnostic testing services
- Development and delivery of oncology and precision medicine insights
- Laboratory processing and clinical interpretation
- Scientific, clinical, and epidemiological research (where authorized)
- Quality assurance and service improvement
- Regulatory compliance and audit requirements
- Contractual and billing management
Personal data will not be processed for purposes incompatible with those disclosed at the time of collection unless separately authorized.
With regards to your sensitive personal data, it will only be processed to provide you with health-related services, as required on a case-by-case basis.
5. Rights of Data Subjects
Under Colombian law, you have the following rights:
- To access your personal data that has been subject to processing
- To know, update, and rectify partial, inaccurate, incomplete, fragmented data, data that may lead to error, or data whose processing has not been authorized or is expressly prohibited
- To request proof of your authorization granted to us
- To be informed, upon request, about the use of your data
- To revoke your authorization, where legally applicable
- To request deletion of your data when appropriate
- To file complaints with the Superintendence of Industry and Commerce
Requests may be submitted at any time through our designated privacy contact channels. The Privacy Team, acting as the Data Protection Officer, may be contacted through this email: privacy@carisls.com
6. Procedure to exercise your rights
If you submit a request to exercise any of your rights, it will be processed under the following procedures, as applicable:
6.1 Requests:
In case you want to access your personal data for which Caris acts as a Data Controller, you must send a request through the channels provided in our general Privacy Notice.
We will respond to your request within a maximum term of ten (10) business days counted from the date of its receipt. If it is not possible to address your request within this time frame, we will inform you of such circumstance, stating the reasons for the delay and indicating the new date on which it will be responded. This new date, in any case, may not exceed five (5) additional business days following the expiration of the initial term.
6.2 Claims:
If you consider that your personal data should be corrected, updated or deleted, or you want to exercise any of your remaining privacy rights, you must send your claim through the channels provided in our general Privacy Notice. Your claim must contain, at least, the following information:
- Proof of your identity.
- A description of the facts giving rise to your claim.
- The address in which you would like to receive the response.
- Any supporting documentation.
If your claim is incomplete, we will let you know within five (5) days following its receipt. You will then have two (2) months to provide the required information. If you do not provide it within this term, we will consider your claim as withdrawn.
Once we receive your claim, including all the required information we will include a note in the database stating “complaint in process”, including a short summary of the reason, within the following two (2) days. We will respond to your claim within fifteen (15) business days counted from the day following the date of its receipt. If it is not possible to address your claim within this time frame, we will inform you of such circumstance, stating the reasons for the delay and indicating the new date on which it will be responded. This new date, in any case, may not exceed eight (8) additional business days following the expiration of the initial term.
7. International Data Transfers
Your personal data may be transferred to or processed in countries outside Colombia. Such transfers will only occur when:
- The recipient country provides adequate levels of data protection, as determined by the Superintendence of Industry and Commerce, unless you have provided your prior, express and informed consent for your personal data to be transferred to this jurisdiction.
- You have provided prior, express authorization, or
- A legal exception applies.
8. Data Security Measures
We implement technical, administrative, and organizational safeguards designed to protect personal data against:
- Unauthorized access
- Loss or alteration
- Improper use or disclosure
- Destruction or accidental damage
Access to personal data is restricted to authorized personnel and service providers bound by confidentiality obligations.
Security measures are implemented considering the sensitivity of the personal data processed and the risks associated with its processing, in accordance with the principle of restricted access and security under Colombian law
9. Data Retention
Personal data will be retained only for as long as necessary to:
- Fulfill the purposes for which it was collected
- Comply with legal, regulatory, or contractual obligations
- Support medical, diagnostic, or scientific validity requirements
After expiration of retention periods, data will be securely deleted or anonymized where appropriate.
10. Complaints and Supervisory Authority
If you believe your rights under Colombian law have been violated, you may file a complaint with:
Superintendence of Industry and Commerce (SIC)
Calle 24 No. 7 – 43, Bogotá D.C., Colombia
You may also contact us directly to resolve concerns before escalating to the SIC, according to the procedure included in Secction 6.
11. Updates to This Colombia Notice
We may update this Colombia-specific disclosure periodically to reflect changes in law, regulatory guidance, or our processing activities.
Columbia Privacy Notice – Spanish
SuInformación complementaria para Colombia
Si se encuentra en Colombia o sus datos personales se procesan en Colombia, esta sección se aplica además de nuestro Aviso de privacidad general. Hacemos tratamiento de datos personales de acuerdo con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y otras regulaciones aplicables emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
1. Identificación del responsable del tratamiento
Para los fines de la ley colombiana de protección de datos, el responsable del tratamiento de sus datos personales es:
U.S. CARIS MPI, Inc., que opera comercialmente como Caris Life Sciences
750 W John Carpenter Fwy, Suite 800, Irving, TX
privacy@carisls.com
Si corresponde, también podemos designar un representante local o regional en Colombia para facilitar el ejercicio de sus derechos.
2. Fundamento legal para el tratamiento
En virtud de la ley colombiana, el tratamiento de datos personales generalmente está sujeto a la autorización previa, expresa e informada del titular de los datos. El tratamiento sin autorización solo se permite en casos específicos establecidos por la ley, como información pública, requisitos legales expresamente establecidos por ley o emergencias que involucren salud o seguridad, de acuerdo con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012
En el caso de los datos personales sensibles, incluida la información médica, genética, biométrica o clínica, el tratamiento generalmente está prohibido, a menos que:
- usted haya proporcionado una autorización explícita, o
- se aplique una excepción legal en virtud de la ley colombiana.
3. Aviso de datos de carácter sensible
Podemos tratar datos personales sensibles, incluidos los siguientes:
- Registros médicos y de salud
- Datos genéticos
- Resultados de patología y diagnóstico
- Muestras biológicas y datos moleculares
- Antecedentes de tratamiento y resultados clínicos
De acuerdo con la ley colombiana, usted no está obligado a proporcionar datos personales sensibles. Negarse a proporcionar dichos datos no tendrá consecuencias adversas, salvo cuando sean estrictamente necesarios para prestar los servicios solicitados. Cuando sea necesario, obtendremos una autorización explícita por separado para el tratamiento de datos de carácter sensible y aplicaremos medidas de seguridad y confidencialidad reforzadas.
4. Propósito del tratamiento
Tratamos los datos personales para los siguientes fines:
- Servicios de pruebas médicas y de diagnóstico
- Desarrollo y difusión de conocimientos sobre oncología y medicina de precisión
- Procesamiento de laboratorio e interpretación clínica
- Investigación científica, clínica y epidemiológica (cuando esté autorizada)
- Aseguramiento de calidad y mejora del servicio
- Cumplimiento de normas regulatorias y requisitos de auditoría
- Gestión contractual y de facturación
Los datos personales no se tratarán con fines incompatibles con los divulgados al momento de la recopilación, a menos que se autorice por separado.
Con respecto a sus datos personales sensibles, solo se tratarán para proporcionarle servicios relacionados con la salud, según se requiera caso por caso.
5. Derechos de los interesados
En virtud de la ley colombiana, usted tiene los siguientes derechos:
- Acceder a sus datos personales que han sido objeto de tratamiento
- Conocer, actualizar y rectificar datos parciales, inexactos, incompletos, fragmentados, datos que puedan provocar errores o datos cuyo tratamiento no haya sido autorizado o esté expresamente prohibido
- Solicitar una prueba de la autorización que nos ha otorgado
- Recibir información, previa solicitud, sobre el uso de sus datos
- Revocar su autorización, cuando corresponda legalmente
- Solicitar la eliminación de sus datos cuando corresponda
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio
Las solicitudes pueden enviarse en cualquier momento a través de nuestros canales de contacto de privacidad designados. Puede comunicarse con el Equipo de Privacidad, que actúa como delegado de Protección de Datos, a través de este correo electrónico: privacy@carisls.com.
6. Procedimiento para ejercer sus derechos
Si envía una solicitud para ejercer cualquiera de sus derechos, se procesará conforme a los siguientes procedimientos, según corresponda:
6.1 Solicitudes:
En caso de que desee acceder a sus datos personales para los que Caris actúa como responsable del tratamiento, debe enviar una solicitud a través de los canales indicados en nuestro Aviso de privacidad general.
Responderemos a su solicitud dentro de un plazo máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recepción. Si no es posible atender su solicitud dentro de este plazo, le informaremos de dicha circunstancia, indicando los motivos del retraso y la nueva fecha en la que se responderá. Esta nueva fecha, en cualquier caso, no podrá exceder los cinco (5) días hábiles adicionales después de la expiración del plazo inicial.
6.2 Reclamaciones:
Si considera que sus datos personales deben corregirse, actualizarse o eliminarse, o si desea ejercer cualquiera de sus derechos de privacidad restantes, debe presentar su reclamación a través de los canales indicados en nuestro Aviso de privacidad general. Su reclamación debe contener, al menos, la siguiente información:
- Prueba de su identidad
- Una descripción de los hechos que dieron lugar a su reclamación
- La dirección en la que desea recibir la respuesta
- Cualquier documentación de respaldo
Si su reclamación está incompleta, se lo informaremos dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción. Luego tendrá dos (2) meses para proporcionar la información requerida. Si no la presenta dentro de este plazo, consideraremos que ha desistido de su reclamación.
Una vez que recibamos su reclamación, incluida toda la información requerida, incluiremos en la base de datos una nota que indique “queja en proceso“, con un breve resumen del motivo, dentro de los siguientes dos (2) días. Responderemos a su reclamación en un plazo de quince (15) días hábiles a partir del día siguiente a la fecha de recepción. Si no es posible atender su reclamación dentro de este plazo, le informaremos de ello, indicando los motivos del retraso y señalando la nueva fecha en la que se le responderá. Esta nueva fecha, en cualquier caso, no puede exceder los ocho (8) días hábiles adicionales transcurridos desde la expiración del plazo inicial.
7. Transferencias internacionales de datos
Sus datos personales pueden ser transferidos o tratados en países fuera de Colombia. Dichas transferencias solo tendrán lugar cuando:
- El país receptor proporciona niveles adecuados de protección de datos, según lo determine la Superintendencia de Industria y Comercio, a menos que usted haya otorgado su consentimiento previo, expreso e informado para que sus datos personales se transfieran a esta jurisdicción.
- Usted haya proporcionado una autorización explícita, o
- Se aplica una excepción legal.
8. Medidas de seguridad de datos
Implementamos medidas de seguridad técnicas, administrativas y organizativas diseñadas para proteger los datos personales contra:
- Acceso no autorizado
- Pérdida o alteración
- Uso o divulgación inadecuados
- Destrucción o daño accidental
El acceso a los datos personales está restringido al personal autorizado y a los proveedores de servicios sujetos a obligaciones de confidencialidad.
Se implementan medidas de seguridad teniendo en cuenta la sensibilidad de los datos personales tratados y los riesgos asociados con su tratamiento, de acuerdo con el principio de acceso restringido y de seguridad en virtud de la ley colombiana
9. Conservación de datos
Los datos personales se conservarán solo durante el tiempo que sea necesario para:
- Cumplir con los fines para los que se recopilaron
- Cumplir con las obligaciones legales, regulatorias o contractuales
- Respaldar los requisitos de validez médica, diagnóstica o científica
Después de la expiración de los períodos de conservación, los datos se eliminarán o anonimizarán de manera segura cuando corresponda.
10. Quejas y autoridad de supervisión
Si cree que se han violado sus derechos en virtud de la ley colombiana, puede presentar una queja ante:
Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)
Calle 24 N.º 7 – 43, Bogotá D.C., Colombia
También puede comunicarse directamente con nosotros para resolver inquietudes antes de escalarlas a la SIC, de acuerdo con el procedimiento incluido en la Sección 6.
11. Actualizaciones a este Aviso de Colombia
Podemos actualizar periódicamente esta divulgación específica de Colombia para reflejar los cambios en la ley, las pautas regulatorias o nuestras actividades de tratamiento.